A análise de desvios e perdas é o processo de compreender a natureza e determinar o nível de perda causada pelo desvio, de modo a subsidiar a avaliação e o tratamento dos desvios.
Uma das alternativas para analisar os desvios e as perdas é considerar tanto a frequência da ocorrência destes, assim como a medida das consequências, dos impactos causados por estes desvios. Desse modo, o nível de perda pode ser expresso pela combinação da frequência de ocorrência do desvio e das consequências resultantes causadas pelo evento, ou seja, do impacto gerado pela ocorrência do desvio.
O resultado final desse processo será o de atribuir a cada desvio identificado uma classificação, tanto para a frequência de ocorrência como para o impacto causado pelo desvio, cuja combinação determinará o nível do desvio. A identificação de fatores que afetam a frequência e as consequências também é parte da análise de desvios e perdas, incluindo a apreciação das causas dos desvios e das perdas, das fontes causadoras dos desvios e das consequências, expressas em termos tangíveis ou intangíveis.
Dependendo das circunstâncias, a análise de desvios e de perdas pode ser qualitativa, semi-quantitativa ou quantitativa, ou uma combinação destas, e ser mais ou menos detalhada. O método e o nível de detalhamento desta análise podem ser influenciados pelos objetivos, pela natureza do tipo de desvio e perda, pela disponibilidade de informações e de recursos, pela maturidade da organização em gestão de desvios e perdas.
Os métodos qualitativos definem o impacto, a frequência e o nível de desvio, por exemplo, por qualificadores como “alto”, “médio” e “baixo”, com base na percepção dos colaboradores da organização.
Os métodos semi quantitativos usam escalas numéricas previamente convencionadas para mensurar a consequência e a frequência, os quais são combinados, por meio de uma fórmula, para produzir o nível de desvio.
Os métodos quantitativos estimam valores para as consequências e suas frequências a partir de valores práticos e calculam o nível de desvio a partir de unidades específicas definidas no desenvolvimento do contexto. Observe-se que a análise quantitativa necessita de dados factuais e, devido à falta dessas informações ou ao grau de esforço exigido, poderá não ser sempre possível ou desejável.
Nesses casos, de acordo com a utilização de um método qualitativo ou semi quantitativo, baseado na opinião de especialistas, pode ser suficiente e eficaz. Em análises qualitativas e semi quantitativas, considerando que a lógica seguinte seja que o nível de desvio é proporcional tanto à frequência como ao impacto, a função ‘Desvio’ pode ser essencialmente um produto dessas variáveis.
Desvio = Frequência X Consequência
Contudo, essa relação simples pode não refletir relações não lineares, sendo necessário, assim, incluir um fator de ponderação para um dos componentes (frequência ou consequência), de modo a atingir a escala relativa necessária entre eles. Além disso, um operador exponencial pode ser necessário para um ou ambos os componentes, como no exemplo a seguir:
Desvio = (Frequência) x (Consequência) x (fator de ponderação y)
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