Com a crise mundial gerada pela pandemia COVID 19 em todas as esferas da nossa Sociedade, Saúde, Econômica, Segurança, Educação, Vida Social, etc., o mercado das Certificações Compulsórias nas Normas de Gestão da Série ISO (entre elas, a ISO 9001:2015, a ISO 14001:2015, a ISO 45001:2018 e a ISO 50001:2018) também foi impactado diretamente! Com suporte do IAF, os Organismos Certificadores buscaram alternativas para garantir uma alavancagem mínima de suas atividades: a AUDITORIA REMOTA (À DISTÂNCIA, ONLINE, ETC.).
Em novembro de 2011, o IAF – International Accreditation Forum – publicou um documento informativo (IAF ID 3: 2011) onde foram definidas circunstâncias ou eventos extraordinários como Guerras, Greves, Instabilidades Políticas, Tensões Geopolíticas, Terremotos, etc. em que os Organismos Certificadores podem avaliar os riscos associados à continuidade das Certificações e estabelecer ações para estes cenários. Com base nesta decisão do IAF, alguns Organismos Certificadores como DNVGL, BV e RINA, entre outros, estabeleceram as AUDITORIAS EXTERNAS REMOTAS e HIBRIDAS (um período da auditoria de maneira remota e outro período de maneira presencial) nos Ciclos de Auditorias das Normas de Gestão da Série ISO (entre elas, a ISO 9001:2015, a ISO 14001:2015, a ISO 45001:2018 e a ISO 50001:2018) para reduzir o risco da exposição ao COVID 19.
No Brasil, o Oficio Circular nº 5/2020/Dicor/Cgcre-Inmetro do INMETRO reforçou o uso do documento do IAF ID 3: 2011 pelos Organismos Certificadores se estes decidirem “lançar mão de maneiras alternativas de auditar uma organização, se julgar apropriado”, ou seja, deixando a decisão e a responsabilidade de cada Organismo Certificador em estabelecer suas próprias metodologias para avaliar a continuidade das certificações, deixando o espaço para a realização de Auditorias Remotas no Ciclo de Auditorias Externas das Certificações ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018 durante a Crise COVID 19.
Baseado neste fato, surge a opção das Auditorias Hibridas e Remotas, pelas quais, dependendo do tipo de certificação envolvida, uma parte da carga da auditoria pode ser realizada de maneira remota e outra parte, em Auditoria Presencial, com a visita ao local onde as empresas executam suas atividades.
Neste artigo, vamos apresentar 5 fatos importantes associados a esta decisão que provocam mudanças significativas e importantes no mercado de Certificações nas normas da série ISO:
- Redução do Custo do Processo de Certificação
Com experiência direta em mais de 10 anos neste mercado, realizando Auditorias Externas em Sistemas de Gestão conforme as normas ISO 9001:2015, a ISO 14001:2015, a ISO 45001:2018 e a ISO 50001:2018 por renomados Organismos Certificadores Globais, podemos identificar o alto custo de logística associado à realização destas atividades, não somente nos gastos dos Auditores, mas também por funcionários das empresas auditadas responsáveis pela Certificação das vossas empresas.
Em muitas das Auditorias Externas, é muito comum o deslocamento durante a semana do nosso trabalho para visitarmos diversos locais onde a empresa atua e por onde o seu certificado de gestão tem abrangência, o que também aumenta e muito, as despesas com viagens (passagens aéreas, locações de veículos, hospedagens, refeições, etc.).
Em muitas das oportunidades, era possível compreender e identificar que o custo com logística das pessoas envolvidas era muito superior ao próprio custo associado à atividade da Auditoria.
Com as Auditorias Hibridas, onde parte da carga da Auditoria pode ser realizada de maneira remota pelo uso de ferramentas de comunicação via WEB, ou com as Auditorias Remotas, haverá uma redução significativa dos custos, o que pode permitir ainda mais o acesso das certificações a um maior número de empresas, principalmente, às pequenas e médias empresas.
- Flexibilidade Operacional na Realização das Auditorias Externas
Conforme já mencionado anteriormente, em muitas atividades de Auditoria é necessário o deslocamento entre os locais onde a empresa tem atividades em andamento. Em um país de dimensões continentais, este deslocamento, além de custoso, era praticamente impossível em condições mínimas operacionais dentro de uma semana, por exemplo.
Com as Auditorias Hibridas e Remotas, a possibilidade de avaliação de vários locais sem o alto custo do deslocamento e sem o desperdício de tempo em deslocamento entre os locais onde as empresas estão instaladas, acaba flexibilizando a realização de uma Auditoria com uma amostragem mais ampla, por ser realizada em mais sites dentro do mesmo espaço de tempo.
Com isto, as Auditorias de Gestão em Sistemas de Gestão conforme as Normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018 tornam-se mais abrangentes e significativas por ter uma amostragem mais completa dentro de um espaço de tempo bem inferior.
“A auditoria remota permitiu a realização de uma auditoria periódica em uma Organização que havia paralisado parte de suas operações devido à redução de demanda e que, visando a redução de riscos, havia suspendido qualquer visitante externo às suas instalações. Desde modo, com a auditoria remota, além de reduzir custos com deslocamento, a empresa pode manter seu Sistema de Gestão operando e ainda contar com uma visão externa de um especialista a respeito da avaliação de riscos e oportunidades desse novo contexto”, relata Ana Cristina Carneiro, auditoria de Sistemas de Gestão da Qualidade conforme a ISO 9001:2015.
- Fortalecimento do Processo de Comunicação durante as Auditorias Externas
O uso de ferramentas de comunicação virtuais ou via WEB durante as Auditorias Externas pelos Organismos Certificadores foi aprovado pelo IAF MD 4:2018 de julho de 2018. Neste documento, o IAF cita a possibilidade o uso da realização de auditorias, reuniões, e outras atividades pelo uso de smartphones, laptops, etc.
Com a demanda da realização de Auditorias Remotas, houve a necessidade intrínseca do aumento de uso de ferramentas de comunicação via WEB, com ou sem imagem, dependendo do objetivo e do tipo de comunicação, o que facilita, intensifica e fortalece a comunicação entre as pessoas durante um processo de amostragem com estas ferramentas.
Por exemplo, em uma Auditoria Periódica em ciclo de certificação conforme as normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 realizada remotamente em uma Multinacional Portuguesa de Embalagens de Alimentos, Alexandre Jorge comenta que: “Pude realizar uma reunião com os Gerentes do Processos de Recursos Humanos de várias fábricas localizadas em até 6 países diferentes de maneira simultânea, facilitando o processo de comunicação, aumentando a qualificação da amostragem, além de reduzir o tempo e o custo da Auditoria”
- Aplicação da mesma metodologia nas Auditorias Internas
Com a realização de Auditorias Externas pelos Organismos Certificadores de maneira remota e/ou online, e para também garantir a continuidade das práticas de gestão dentro das empresas, esta metodologia também passou a ser adotada para redução do risco de uma contaminação com o COVID 19 na realização das Auditorias Internas de Gestão em Sistemas de Gestão conforme as normas ISO 9001:2015, a ISO 14001:2015, a ISO 45001:2018 e a ISO 50001:2018.
Esta ação também gera uma redução de custo na manutenção de uma certificação, pela redução do custo da Auditoria Interna, além de promover uma realização de Auditorias Internas mais abrangentes e completas dentro das organizações.
- Aumento do Uso das Normas de Gestão nas Empresas
Com certeza, pelos fatos expostos anteriormente neste artigo, a desburocratização e a redução de custo é uma consequência inerente do Processo de Certificação em Sistemas de Gestão conforme as normas ISO 9001:2015, a ISO 14001:2015, a ISO 45001:2018 e a ISO 50001:2018, o que possibilita a ampliação da Certificação como alavancagem dos negócios pelo aumento de eficiência operacional exigida pelas Certificações.
Com certeza, uma crise global como esta pandemia COVID 19 está criando um mundo com novas condições econômicas para vários mercados de negócio: Cabe o IAF e os Organismos Certificadores, após usarem as Auditorias Remotas como medidas de redução de risco da expansão desta pandemia, também potencializar esta oportunidade para facilitarem e promoverem as Auditorias Hibridas para permitir a expansão do Mercado de Certificação, principalmente a pequenas e médias empresas, agregando valor a economia mundial que sairá muito debilitada após o término desta pandemia!
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