As Normas de Gestão ISO e a Crise da Pandemia COVID 19

 

covid 19 1A crise provocada pelo Coronavírus COVID 19 tem desencadeado uma série de impactos na nossa sociedade em termos sociais, ambientais e econômicos, ou seja, um forte impacto na sustentabilidade da nossa Sociedade a nível global.
Neste novo cenário, as empresas passam a ter novos desafios nas suas respectivas gestões do dia a dia para superar esta crise.
Então, surge a pergunta: Como as normas de Gestão ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018 podem colaborar com a Gestão das Empresas para superar este momento de turbulência?
Neste artigo, a VERTIOS e a ELEMENTHUS buscam descrever 5 fatos com boas práticas de Gestão para sua empresa enfrentar esta crise, buscando a retomada do crescimento do seu negócio, independente do porte da sua empresa.
FATO 1 –Você deve manter constante Análise do Contexto Interno e Externo.
A implantação de Sistemas de Gestão de Negócio nas pequenas e médias empresas conforme as Normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018 determina que as empresas devam periodicamente analisar o contexto do seu negócio, identificando as necessidades e as expectativas das Partes Interessadas, buscando ações para eliminar os riscos e potencializar as oportunidades geradas em um momento de crise.
Olhando para dentro, a Organização deve conhecer seus pontos fortes e fracos, que poderão impactar diretamente seus processos internos. Olhando para fora, ela deve estar alinhada com as oportunidades e ameaças que este novo cenário pelo COVID 19 traz para o seu mercado e, de que maneira, isto está particularmente alinhado com suas forças e fraquezas.
FATO 2 – Adoção de Práticas de Gestão de Mudanças.
A ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018 promove a Gestão das mudanças para manter seu Negócio em operação, independente do porte da sua empresa: Com esta crise, com certeza, teremos uma Sociedade diferente e em metamorfose nos próximos meses, talvez, próximos anos.
Ter ferramentas de gestão para administrar estas novas circunstâncias geradas pela pandemia do COVID 19, estabelecendo ações para que o seu negócio seja capaz de suportar as novas demandas da nossa sociedade, buscando garantir o mínimo de prejuízo da sua lucratividade.
Manter atualizada uma ferramenta como uma Matriz GUT (grau, urgência e tendência) pode ser uma boa saída para avaliar a direção dos esforços da Organização em momentos de mudanças constantes.

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FATO 3 – Estabelecimento de Plano de Contingência.

As normas de Gestão ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018 solicitam que as empresas estejam preparadas para situações anormais de Operação, buscando garantir o mínimo de suas operações em estado normal para atender as demandas contratuais junto aos seus clientes e fornecedores, a não ocorrência de impactos ambientais e de acidentes do trabalho, a busca pela eficiência energética, mesmo em situações de crise como esta.
No começo desta crise, muitas empresas não tinham ideia das ações necessárias mínimas para garantir com segurança o mínimo nível do seu negócio: Agora, com o andamento da crise, a maioria das empresas já passa a adotar estratégias de contingências para o seu negócio com uma visão de médio e longo prazo com a crise gerada por esta pandemia do COVID 19.
E no seu negócio? Quais são as medidas a serem tomadas para fazer com que seus processos vitais voltem a funcionar plenamente? Sua equipe conhece as atitudes esperadas de cada um para combater e controlar situações anormais?
FATO 4 – As Lições Aprendidas pela pandemia do COVID 19

As normas de Gestão ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018 solicitam que as empresas estabeleçam metodologias para o tratamento dos desvios encontrados no dia a dia das suas atividades, gerando um conjunto de lições aprendidas por falhas indesejáveis.
Com a pandemia do COVID 19, as empresas tiveram várias lições aprendidas e com estas, o desafio: O que aprender desta crise? Quais ações corretivas implementar para buscar a redução destes impactos na sua empresa?
FATO 5 – Melhorias a partir do COVID 19
As normas de Gestão ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018 solicitam ações de melhoria contínua para as empresas: Como inovar em período de crise, sem perder nosso direcionamento estratégico e qualidade? Como melhorar o nosso desempenho nesta crise?
Muitos empresários têm achado a solução e a resposta para essa pergunta na criatividade: Novos negócios com novos produtos e serviços tendo a WEB como principal fonte de comunicação para, por exemplo, substituir lojas físicas por lojas virtuais para garantir o nível mínimo de vendas de seus produtos e serviços.
Com a referência das normas de gestão da Série ISO, as empresas têm também a oportunidade de adotar práticas de gestão desde o Planejamento Estratégico, Gestão dos Resultados, Eficiência Energética e Análise do Desempenho, que buscam alavancar o crescimento sustentável da sua empresa, reduzindo o impacto das crises econômicas globais como a crise atual gerada pela pandemia do COVID 19.
Enfim, é possível ver claramente como as normas de Gestão ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018 trazem benefícios para a Gestão das Empresas, independente do seu porte ou se são certificadas ou não. As normas de gestão da Série ISO promovem a eficiência dos processos do seu NEGÓCIO, reduzindo o custo operacional do seu empreendimento e potencializando o resultado da sua organização.
Caso deseje conhecer mais profundamente algumas das ferramentas sugeridas aqui e como adaptá-las à realidade da sua Organização, por favor, envie-nos uma mensagem.

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Vale a Pena Investir na ISO 9001 em Pequenas e Médias Empresas?

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A ISO 9001 na sua versão 2015 (sua versão atual) contém boas práticas de Gestão para promover o crescimento do seu negócio, independente do porte da sua empresa, pequena ou média. Como muitos empresários e empreendedores se equivocam, a ISO 9001 não traz burocracia para sua empresa, assim como não engessa sua administração.

A adoção destas práticas de excelência em Gestão estabelecidas pela ISO 9001 não obriga o processo de certificação pela sua empresa – Muito, pelo contrário, as empresas podem usar a ISO 9001 como referência, como um guia prático na adoção de ações para promover o crescimento sustentável do seu negócio, estabelecendo, por exemplo, um SELO DE QUALIDADE próprio para comunicar ao mercado o uso da ISO 9001 como referência de Gestão.

Contudo, o processo de Certificação na ISO 9001 pode ser uma exigência dos seus principais clientes, fato que pode deixar você sem alternativa: a Certificação deixa de ser compulsória, para ser uma obrigação perante ao seu mercado. Mas, MUITO CUIDADO!! Mesmo assim, adotar as práticas de Gestão estabelecidas na ISO 9001 não deve eliminar a criatividade da sua empresa! Muito pelo contrário….

Neste artigo, a ELEMENTHUS e a VERTIOS, apresentam, a seguir, 5 fatos que estão comprovados no dia a dia das nossas organizações que usam a ISO 9001 como referência, independentemente da certificação ou não por um organismo certificador.

FATO 1 – A ISO 9001 fornece Processos de Gestão

A implantação de Sistemas de Gestão de Negócio nas pequenas e médias empresas conforme a ISO 9001, garante o mapeamento dos processos do seu negócio, o que permite o aperfeiçoamento e o crescimento do seu Negócio.

Com a referência da ISO 9001, as empresas têm a oportunidade de adotar práticas de gestão desde o Planejamento Estratégico, Gestão dos Resultados e Análise do Desempenho, que são práticas de gestão que apenas alavancam o crescimento da sua empresa!!!

FATO 2 – A ISO 9001 provoca Redução dos Custos.

A ISO 9001 promove a melhoria da Eficiência do uso dos recursos necessários para manter seu Negócio em operação, independente do porte da sua empresa: A otimização de recursos no dia a dia da rotina de uma empresa, talvez, seja o principal desafio para os gestores hoje em dia.

A ISO 9001 também estabelece que uma infraestrutura mínima seja estabelecida para garantir os recursos mínimos necessários para que o seu negócio possa atender as expectativas e necessidades dos seus clientes, mas sem prejuízo da sua lucratividade.

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FATO 3 – A ISO 9001 determina Objetivos e Metas para o seu Negócio

A ISO 9001 determina o estabelecimento de objetivos e metas que busquem a melhoria contínua do seu negócio, assim como a lucratividade, considerando o atendimento das necessidades do cliente como um requisito mandatório para o sucesso do seu empreendimento.

Estes objetivos e metas devem ser definidos e estabelecidos dentro das possibilidades das organizações, pelo meio do estabelecimento de ações com responsáveis e prazos, que devem ser monitorados continuamente para permitir o estabelecimento de ações complementares ou de correção para garantir o atendimento da meta estabelecida.

FATO 4 – A ISO 9001 define Parcerias de crescimento junto a Fornecedores

A ISO 9001 estabelece que sua empresa defina critérios para seleção, qualificação e avaliação do desempenho dos seus principais fornecedores, críticos ao sucesso do seu negócio: estes critérios podem variar de acordo com o tipo de fornecedor.

É importante e fundamental estabelecer relação do tipo GANHA-GANHA com seus principais fornecedores, onde ambas as partes possam obter ganhos com a parceria estabelecida e evitar que possíveis desvios atinjam seus clientes, os quais devem ser o foco do seu negócio.

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FATO 5 – A ISO 9001 provoca a Qualificação da sua Equipe

A ISO 9001 traz a boa prática de gestão da identificação das principais competências necessárias e importantes que as pessoas da sua equipe devem possuir para garantir a eficiência dos seus processos e, consequentemente, do seu Negócio.

Com esta prática de Gestão, você deve buscar pessoas alinhadas ao perfil do seu Negócio para promover o crescimento da sua organização.

Com isto, o uso da ISO 9001 é um projeto com retorno garantido, principalmente para pequenas e médias empresas pois promove a eficiência dos processos do seu NEGÓCIO, reduzindo o custo operacional do seu empreendimento e potencializando o resultado da sua organização.

Entre em contato conosco!

 

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Auditoria Hibrida = Auditoria Presencial + Auditoria Remota

 

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Com a crise mundial gerada pela pandemia COVID 19 em todas as esferas da nossa Sociedade, Saúde, Econômica, Segurança, Educação, Vida Social, etc., o mercado das Certificações Compulsórias nas Normas de Gestão da Série ISO (entre elas, a ISO 9001:2015, a ISO 14001:2015, a ISO 45001:2018 e a ISO 50001:2018) também foi impactado diretamente! Com suporte do IAF, os Organismos Certificadores buscaram alternativas para garantir uma alavancagem mínima de suas atividades: a AUDITORIA REMOTA (À DISTÂNCIA, ONLINE, ETC.).

Em novembro de 2011, o IAFInternational Accreditation Forum – publicou um documento informativo (IAF ID 3: 2011) onde foram definidas circunstâncias ou eventos extraordinários como Guerras, Greves, Instabilidades Políticas, Tensões Geopolíticas, Terremotos, etc. em que os Organismos Certificadores podem avaliar os riscos associados à continuidade das Certificações e estabelecer ações para estes cenários. Com base nesta decisão do IAF, alguns Organismos Certificadores como DNVGL, BV e RINA, entre outros, estabeleceram as AUDITORIAS EXTERNAS REMOTAS e HIBRIDAS (um período da auditoria de maneira remota e outro período de maneira presencial) nos Ciclos de Auditorias das Normas de Gestão da Série ISO (entre elas, a ISO 9001:2015, a ISO 14001:2015, a ISO 45001:2018 e a ISO 50001:2018) para reduzir o risco da exposição ao COVID 19.

No Brasil, o Oficio Circular nº 5/2020/Dicor/Cgcre-Inmetro do INMETRO reforçou o uso do documento do IAF ID 3: 2011 pelos Organismos Certificadores se estes decidirem “lançar mão de maneiras alternativas de auditar uma organização, se julgar apropriado”, ou seja, deixando a decisão e a responsabilidade de cada Organismo Certificador em estabelecer suas próprias metodologias para avaliar a continuidade das certificações, deixando o espaço para a realização de Auditorias Remotas no Ciclo de Auditorias Externas das Certificações ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018 durante a Crise COVID 19.

Baseado neste fato, surge a opção das Auditorias Hibridas e Remotas, pelas quais, dependendo do tipo de certificação envolvida, uma parte da carga da auditoria pode ser realizada de maneira remota e outra parte, em Auditoria Presencial, com a visita ao local onde as empresas executam suas atividades.

Neste artigo, vamos apresentar 5 fatos importantes associados a esta decisão que provocam mudanças significativas e importantes no mercado de Certificações nas normas da série ISO:

  • Redução do Custo do Processo de Certificação

Com experiência direta em mais de 10 anos neste mercado, realizando Auditorias Externas em Sistemas de Gestão conforme as normas ISO 9001:2015, a ISO 14001:2015, a ISO 45001:2018 e a ISO 50001:2018 por renomados Organismos Certificadores Globais, podemos identificar o alto custo de logística associado à realização destas atividades, não somente nos gastos dos Auditores, mas também por funcionários das empresas auditadas responsáveis pela Certificação das vossas empresas.

Em muitas das Auditorias Externas, é muito comum o deslocamento durante a semana do nosso trabalho para visitarmos diversos locais onde a empresa atua e por onde o seu certificado de gestão tem abrangência, o que também aumenta e muito, as despesas com viagens (passagens aéreas, locações de veículos, hospedagens, refeições, etc.).

Em muitas das oportunidades, era possível compreender e identificar que o custo com logística das pessoas envolvidas era muito superior ao próprio custo associado à atividade da Auditoria.

Com as Auditorias Hibridas, onde parte da carga da Auditoria pode ser realizada de maneira remota pelo uso de ferramentas de comunicação via WEB, ou com as Auditorias Remotas, haverá uma redução significativa dos custos, o que pode permitir ainda mais o acesso das certificações a um maior número de empresas, principalmente, às pequenas e médias empresas.

  • Flexibilidade Operacional na Realização das Auditorias Externas

Conforme já mencionado anteriormente, em muitas atividades de Auditoria é necessário o deslocamento entre os locais onde a empresa tem atividades em andamento. Em um país de dimensões continentais, este deslocamento, além de custoso, era praticamente impossível em condições mínimas operacionais dentro de uma semana, por exemplo.

Com as Auditorias Hibridas e Remotas, a possibilidade de avaliação de vários locais sem o alto custo do deslocamento e sem o desperdício de tempo em deslocamento entre os locais onde as empresas estão instaladas, acaba flexibilizando a realização de uma Auditoria com uma amostragem mais ampla, por ser realizada em mais sites dentro do mesmo espaço de tempo.

Com isto, as Auditorias de Gestão em Sistemas de Gestão conforme as Normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018 tornam-se mais abrangentes e significativas por ter uma amostragem mais completa dentro de um espaço de tempo bem inferior.

“A auditoria remota permitiu a realização de uma auditoria periódica em uma Organização que havia paralisado parte de suas operações devido à redução de demanda e que, visando a redução de riscos, havia suspendido qualquer visitante externo às suas instalações. Desde modo, com a auditoria remota, além de reduzir custos com deslocamento, a empresa pode manter seu Sistema de Gestão operando e ainda contar com uma visão externa de um especialista a respeito da avaliação de riscos e oportunidades desse novo contexto”, relata Ana Cristina Carneiro, auditoria de Sistemas de Gestão da Qualidade conforme a ISO 9001:2015.

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  • Fortalecimento do Processo de Comunicação durante as Auditorias Externas

O uso de ferramentas de comunicação virtuais ou via WEB durante as Auditorias Externas pelos Organismos Certificadores foi aprovado pelo IAF MD 4:2018 de julho de 2018. Neste documento, o IAF cita a possibilidade o uso da realização de auditorias, reuniões, e outras atividades pelo uso de smartphones, laptops, etc.

Com a demanda da realização de Auditorias Remotas, houve a necessidade intrínseca do aumento de uso de ferramentas de comunicação via WEB, com ou sem imagem, dependendo do objetivo e do tipo de comunicação, o que facilita, intensifica e fortalece a comunicação entre as pessoas durante um processo de amostragem com estas ferramentas.

Por exemplo, em uma Auditoria Periódica em ciclo de certificação conforme as normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 realizada remotamente em uma Multinacional Portuguesa de Embalagens de Alimentos, Alexandre Jorge comenta que: “Pude realizar uma reunião com os Gerentes do Processos de Recursos Humanos de várias fábricas localizadas em até 6 países diferentes de maneira simultânea, facilitando o processo de comunicação, aumentando a qualificação da amostragem, além de reduzir o tempo e o custo da Auditoria”

  • Aplicação da mesma metodologia nas Auditorias Internas

Com a realização de Auditorias Externas pelos Organismos Certificadores de maneira remota e/ou online, e para também garantir a continuidade das práticas de gestão dentro das empresas, esta metodologia também passou a ser adotada para redução do risco de uma contaminação com o COVID 19 na realização das Auditorias Internas de Gestão em Sistemas de Gestão conforme as normas ISO 9001:2015, a ISO 14001:2015, a ISO 45001:2018 e a ISO 50001:2018.

Esta ação também gera uma redução de custo na manutenção de uma certificação, pela redução do custo da Auditoria Interna, além de promover uma realização de Auditorias Internas mais abrangentes e completas dentro das organizações.

  • Aumento do Uso das Normas de Gestão nas Empresas

Com certeza, pelos fatos expostos anteriormente neste artigo, a desburocratização e a redução de custo é uma consequência inerente do Processo de Certificação em Sistemas de Gestão conforme as normas ISO 9001:2015, a ISO 14001:2015, a ISO 45001:2018 e a ISO 50001:2018, o que possibilita a ampliação da Certificação como alavancagem dos negócios pelo aumento de eficiência operacional exigida pelas Certificações.

Com certeza, uma crise global como esta pandemia COVID 19 está criando um mundo com novas condições econômicas para vários mercados de negócio: Cabe o IAF e os Organismos Certificadores, após usarem as Auditorias Remotas como medidas de redução de risco da expansão desta pandemia, também potencializar esta oportunidade para facilitarem e promoverem as Auditorias Hibridas para permitir a expansão do Mercado de Certificação, principalmente a pequenas e médias empresas, agregando valor a economia mundial que sairá muito debilitada após o término desta pandemia!

Autores:

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Como criar uma parceria de valor com seus clientes e seus fornecedores?

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Olá Pessoal, como vocês estão? Espero que este texto encontrem-vos bem!!!!

O objetivo deste texto é apresentar alguns fatos que você deve avaliar quando você está estabelecendo um contrato … ora…. junto ao seus clientes e por ora … junto aos seus fornecedores…..

Este artigo vai para atender um tema colocado por uma amiga, Simone, Coordenadora de EHS, com uma larga e forte experiência em vários tipos de negócios, desde áreas industriais até prestação de serviços, que possui uma forte preocupação na continuidade e na qualidade dos serviços prestados pelos fornecedores nas empresas atua, considerando desde aspectos de Qualidade, Segurança do Trabalho, Meio Ambiente, Mão de Obra, etc.  em função de vários casos onde ela teve problemas e dificuldades.

Na minha carreira profissional, também tive os mesmos problemas que Simone enfrenta em várias situações….por exemplo, em uma oportunidade, paralisamos uma atividade de uma Operação Portuária (Atracação de uma embarcação) por falta de limpeza do Pier de Atracação, pois nosso fornecedor não conseguiu repor em tempo hábil a falta de pessoas na Equipe de Limpeza – e na época, todos nos sabíamos desta dificuldade de reposição e não estabelecemos requisitos contratuais capazes de eliminar este risco….

Falta de atendimento de Requisitos contratuais, Atrasos na Realização das Atividades, Falta de fornecimento de materiais, Problemas de Reposição de Pessoas, Qualificação de Mão de Obra, etc.

Exemplos de problemas que ocorrem com muita frequência na parceria Empresa – Fornecedor…..

Também tive a oportunidade de desenvolver e implementar Programas de Avaliação de Desempenho de Fornecedores para Sandvik, Lojas Americanas, Camargo Correa, Natura, etc., onde pude conhecer as principais necessidades e expectativas dos contrantes em Performance de Contrato, Qualidade, Segurança do Trabalho, Meio Ambiente, Qualificação de Profissionais, etc.

Realmente, em muitas situações, a rotatividade de Prestadores de Serviço nas empresas não agrega valor para o Cliente, que acaba passando novamente por um período de transição dentro da sua empresa e também para os próprios Fornecedores, que acabam por não garantir uma continuidade do seu negócio junto a aquele Cliente, sendo a perda de faturamento o primeiro impacto direto ao seu negócio.

A seguir, vou listar 4 FATOS IMPORTANTES que devem ser considerados no estabelecimento da Relação com Clientes e com Fornecedores, com base na minha experiência profissional:

1- Definição de Requisitos Contratuais Abrangentes e Claros !!!

Por muitas e muitas vezes, me deparei com contratos estabelecidos com clientes e fornecedores, onde os requisitos estabelecidos não transcreviam as necessidades e expectativas de AMBAS as partes….em várias perspectivas: Financeira, Técnica, Social, Qualidade, Segurança do Trabalho, Meio Ambiente, etc….

As relações devem ser do tipo GANHA – GANHA !!!

Somente este tipo de relação formam a base de uma PARCERIA !!!!

Qual das partes irá fazer o descarte de resíduos gerados em uma atividade? Qual das partes deve fornecer o EPI – Equipamento de Proteção Individual? Qual das partes irá promover a Qualificação das Equipes?

Todos estas atividades geram investimentos por parte da empresas …. e investimentos que devem ser planejados a curto, a médio e a longo prazo !!!!

Por exemplo, para um Fornecedor, em um contrato de curta duração, sem grandes perspectivas de renovação pela própria característica da atividade, exigir muitas qualificações agregam valores mais altos de investimentos que podem impedir uma relação GANHA GANHA !!! Por outro lado, o Fornecedor também precisa entender que um aumento na Qualificação da sua Equipe acaba por proporcionar novas oportunidades de outros contratos com outras empresas ….

O investimento deve ser considerado e avaliado por AMBAS as empresas … CLIENTES E FORNECEDORES …

Devemos buscar sempre ao máximo o equilibro das relações !!!

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2 – Gerenciamento de Riscos e Oportunidades

As empresas precisam considerar cada vez mais dentro da Administração dos seus negócios, independente do seu porte e da sua área de atuação….os riscos que podem inviabilizar determinados investimentos e ações, como também as oportunidades que podem alavancar a sua área de atuação !!!

Riscos de Qualificação de Mão de Obra, Oportunidades de Renovação de Prazo, Riscos de Paralisação de Atividades, Oportunidades de novas atividades de parceria, são exemplos que devem ser considerados por AMBAS as partes na criação de uma PARCERIA de SUCESSO !!!

Estes fatos devem estar previstos no contrato para promoção da PARCERIA….

Mas qual o limite desta avaliação?

Como sempre, o Equilíbrio, o Bom Senso comum onde todos precisam crescer de maneira equilibrada deve prevalecer em todas relações !!!!

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3- Monitoramento e Medição dos Contratos

As empresas, independente do seu papel, ora no papel de CLIENTE, ora no papel de FORNECEDOR, devem estabelecer métricas associadas a uma metodologia de monitoramento que as permitem avaliar a performance da relação estabelecida, ou seja, do Contrato?

Enfim, as métricas devem permitir que AMBAS as partes de um contrato entendam que a relação criada realmente esteja sendo uma relação GANHA – GANHA !!!

E se a relação não estiver GANHA GANHA conforme planejado para AMBAS as partes?

Ações devem ser implementadas ( de acordo com requisitos contratuais !!! ) para promover este novo equilíbrio na relação….e se não for possível, o término da relação entre cliente e fornecedor deve acontecer de acordo com REQUISITOS CONTRATUAIS estabelecidos para este TÉRMINO de uma maneira que busque minimizar as perdas !!!

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4- Competência das Pessoas

Este fato chama a atenção, principalmente na fase de PREPARAÇÃO e na fase de OPERAÇÃO do contrato pelo valor de investimento associado a este tema!

Estes requisitos de competência devem estar claramente estabelecidos para todas as fases do CONTRATO !!!

Multas, atrasos de pagamentos, cancelamento dos contratos, oportunidades de novos negócios….são FATOS (com RISCOS e OPORTUNIDADES associados) que devem estar previstos para AMBAS as partes CLARAMENTE!

Por muitas vezes, este tema traz uma INTANGIBILIDADE direta e clara ao impacto dos negócios das empresas que deve ser contornadas com ações de planejamento, e provavelmente, a médio e a longo prazo!

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Enfim, deixo aqui com vocês um pouco da minha visão e da minha experiência para ajudar vocês no dia a dia dentro das suas organizações!

Precisando de apoio na Gestão de Fornecedores? Contanto com os Clientes?

ENTRE EM CONTATO COM A ELEMENTHUS:

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E como minha amiga Simone, sempre diz:

SUCESSO !!!

Como demonstrar valor da Segurança do Trabalho em Serviços

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O título deste artigo talvez reflita um dos maiores desafios para os profissionais da Área de Segurança do Trabalho atualmente: O tema Segurança do Trabalho traz consigo uma relação direta ao Aumento dos Custos, de Burocracia, de Improdutividade, etc. em uma Prestação de Serviços e / ou de uma Atividade Industrial. O tema Segurança do Trabalho quase nunca está associado, A PRIMEIRA VISTA, a um Ganho de Lucratividade, Produtividade, etc. para os Negócios.

Este tema foi apresentado para mim por um amigo, profissional Técnico de Segurança de Trabalho, com larga experiência em atividades de Prestação de Serviço e na Indústria que, assim como eu, em vários momentos teve e tem esse dilema na frente: Como demonstrar valor da Segurança do Trabalho em Serviços?

Vamos lá!

A percepção de valor em Segurança do Trabalho depende de vários fatores!!! Alguns destes fatores podem ser subjetivos….o que pode atrapalhar e dificultar seus objetivos!!!! Por exemplo: “O que é um Ambiente de Trabalho com Segurança????” “Basta cumprir e atender as famosas e temidas Normas Regulamentadoras de área de Segurança do Trabalho????”

Muitas variáveis e muitos pontos de vista neste tipo de discussão….Concorda?

Pois é…assunto para workshops, conferências, etc…e para quem apreciar, para aquela cerveja gelada em um happy hour com os amigos de trabalho…rsrsrsrsrs…..

Vou buscar ser objetivo e apresentar uma Proposta de Trabalho baseado em 5 ações para Agregar valor em Segurança do Trabalho no dia a dia dentro da sua empresa, independente do tipo de negócio e do tamanho dela e ajudar a você a superar esse desafio!!!

Vamos nessa!!!

Em 5 passos, você deve avaliar os seguintes temas:

  • PASSO 1: Contexto da sua organização;
  • PASSO 2: Percepção das Partes Interessadas;
  • PASSO 3: Monitoramento e Medição em Segurança do Trabalho
  • PASSO 4: Programas de Segurança do Trabalho;
  • PASSO 5: Comunicação de Segurança do Trabalho.

PASSO 1 – Contexto da sua Organização

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Nesta etapa, você deve entender o contexto da sua empresa, considerando fatores internos e fatores externos:

As Questões internas e externas podem incluir fatores ou condições positivos e negativos para consideração. O entendimento do contexto externo pode ser facilitado pela consideração de questões provenientes dos ambientes legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social e econômico, tanto internacionais, quanto nacionais, regionais ou locais. O entendimento do contexto interno pode ser facilitado pela consideração de questões relativas a cultura, conhecimento e desempenho da organização.

Como estão definidos A Missão, a Visão e os Valores de Segurança do Trabalho? O que sua empresa “pensa” sobre este tema?

É importante você compreender estas questões para identificar qual seu objetivo da sua organização: Sua organização “realmente” valoriza Segurança do Trabalho ou é apenas um “discurso bonito e lembrado apenas em alguns momentos” – Você precisa enxergar isso!!!

PASSO 2 – Percepção das Partes Interessadas

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Com base no mapeamento feito no contexto interno e externo, é importante identificar o posicionamento das Partes Interessadas tanto internas e externas:

  • Lideranças – O que as Lideranças da sua empresa praticam em Segurança do Trabalho? Como eles vivem o dia a dia da Segurança do Trabalho? Apenas analisam resultados? Ou vão a campo demonstrar como exemplo o que deve ser feito? Eu vive uma experiência em minha carreira profissional – Havia sido contratado como Gerente de Segurança de Trabalho, passado por uma série interminável de várias entrevistas – Presidente, Toda Diretoria, Alguns Gerentes, etc. e estava no meu primeiro dia de trabalho. Havia uma grande parada geral em um das fábricas das unidades. De repente, vejo ao longe uma pessoa se aproximando da fábrica sem nenhum tipo de proteção – ela se aproximava pela parte superior do Armazém –  Sem nenhum tipo de EPI, proteção contra queda em altura……quando consigo ver de mais perto, reconheço a pessoa – era simplesmente o PRESIDENTE da companhia!!!
  • Funcionários – Qual a opinião dos funcionários sobre Segurança do Trabalho? Você consegue observar alguma pro atividade ou são reativos a este tema? Já conseguem fazer uma Análise de Risco razoável ou ainda ficam esperando que o Técnico ou Engenheiro de Segurança do Trabalho puxem suas orelhas???
  • Fornecedores – Quais as exigências de Segurança do Trabalho estabelecidas no contrato de fornecimento? Como é avaliado o desempenho em Segurança do Trabalho? Por exemplo, Acidente do Trabalho reduz o ganho do contrato? Os funcionários dos fornecedores tem acesso gratuito aos EPI´s?

É importante aprofundar nesta tema conhecendo a percepção de Segurança do Trabalho de cada uma das Partes Interessadas.

PASSO 3 – Monitoramento e Medição em Segurança do Trabalho

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Agora, com base nos 2 Primeiros Passos, após conhecer o cenário que está a sua volta, você necessita demonstrar o estágio em Segurança do Trabalho? Como?

A resposta é simples com: Números, Dados reais, Informações, etc.

Não basta medir os Acidentes do Trabalho com ou sem Lesão, as Doenças do Trabalho, etc.: É necessário aprofundar as medições:

  • Investimento em Segurança do Trabalho – pessoas, equipe, materiais, treinamentos, etc.
  • Valor em Horas perdidas por eventos indesejáveis
  • Valor dos “famosos” Quase Acidentes ou Incidentes sem Lesão

Ou seja, um conjunto de INDICADORES que agreguem valor! Que possam demonstrar quais são os reais problemas da sua empresa em Segurança do Trabalho!!! É importante medir a quantidade de eventos, mas definitivamente, é INSUFICIENTE!!!!

E fica aqui uma grande dica – talvez a maior dica deste texto – É necessário sempre dar VALOR, isso mesmo, VALOR FINANCEIRO – não baste dizer a quantidade de acidentes por exemplo!

Não!

Qual a parte mais sensível do Corpo Humano?

O BOLSO!

Não tem jeito. O mercado age dessa maneira. Não sou eu que estou falando isso…

É apenas um retrato do nosso dia a dia…..

Certa vez, recebi o desafio do meu Diretor em valorar os nossos acidentes – Havia uma forte corrente em nossa Diretoria que os pequenos desvios, pequenos incidentes não deveriam ser monitorados – Para quê???? Perguntava a maioria da Diretoria….”Nos perdemos nos grandes acidentes!!!! Fiz um levantamento com apoio do Gestor de Manutenção e do Gestor de Operação para definir um critério de valorar nossos pequenos acidentes e fiz o estudo – Minha conclusão: “Nos gastávamos em torno de 20% a mais nos pequenos acidentes em 3 anos ao invés dos grandes acidentes – considerando tudo – Com ou Sem Lesão, Com perdas materiais – Ao apresentar o meu estudo: ” Está errado!!! Não é possível !!! Com quem você conversou??? Quais os critérios??? ” Enfim, sai da Reunião da Diretoria com um segundo dever de casa – revisar o estudo com outros profissionais da Empresa – nomeados por eles, além de ser muito criticado por alguns membros da Diretoria.

Enfim, vamos revisar o famoso estudo: “Quanto custa um Acidente?”

Passei meu critério com outros profissionais…mais duas semanas de trabalhos … reuniões…

Sim, meu estudo estava errado: Gastávamos em torno de 30 % a mais com os acidentes denominados LEVES do que com os acidentes GRAVES!!!!!

PASSO 4 – Programas de Segurança do Trabalho

 

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Agora que você identificou seus principais temas em Segurança do Trabalho dentro da sua organização, com dados e informações reais, chegou a hora da ação….

Nesta hora, é importante ter FOCO!

Não busque estabelecer um conjunto muito grande de ações….vai faltar tempo e recursos!!!

Você não pode desistir!!!

Talvez você esteja sozinha(o) nesta empreitada em um primeiro momento…

Um tema, dois temas…no máximo 3 temas para você estabelecer ações sistemáticas no formato de um Programa de Gestão … com Planejamento das Ações, Implementação das Ações, Verificação dos Resultados e Análise Crítica dos Resultados. Cuidado com a abrangência de ações para você não perder o foco…

PASSO 5 – Comunicação de Segurança do Trabalho

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Enfim, você precisa definir como você irá comunicar todo seu trabalho nos 4 passos anteriores – como você vai divulgar para cada publico alvo? Para cada parte interessada que você identificou?

Você irá utilizar o mesmo canal de comunicação?

Provavelmente não!

Reuniões, emails, murais, relatórios, palestras, workshops, etc.: São tipos de comunicação que você pode e deve utilizar para cada um dos públicos alvos que você identificou como parte interessada.

Para cada tipo de programa, para cada ação, você poderá decidir ações diferentes de comunicação!!!….Não adianta nada você estabelecer

Com estes 5 passos, acredito que você possa agregar valor a Gestão da Segurança do Trabalho da sua empresa, independente do seu porte ou negócio!

Sucesso!!! Mãos a obra!

Precisa de ajuda, entre em contato com a ELEMENTHUS!!! Preparamos para você uma simples e objetiva planilha de EXCEL para ajudar você nesta empreitada! Preencha o formulário abaixo e solicite seu material!

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Gestão de Fornecedores: Devo fazer uma inspeção de 100% dos produtos e serviços adquiridos???

Gestão de fornecedores: Como aprimorar?

Nesse artigo de hoje, vamos escrever um pouco sobre uma dúvida que foi colocada por um profissional sobre a atividade de inspeção: A ISO 9001:2015 exige uma inspeção de 100% dos produtos e serviços adquiridos pela nossa empresa?

Na ISO 9001:2015, este tema é tratado no requisito 8.4 Controle de processos, produtos e serviços providos externamente, cujo texto determina que o tipo e a extensão de controle devem ser estabelecidos pela organização.

Dessa maneira, as empresas poderiam definir a necessidade de realizar uma inspeção de 100% dos seus fornecedores de produtos e de serviços – Contudo, este critério de inspeção, além de agregar pouco valor a organização, poderá também aumentar o custo de maneira desnecessária para sua empresa…..

Por exemplo, faz sentido inspecionar os materiais de escritório adquiridos por um empresa da Área de Alimentos, por exemplo, uma Cervejaria? Com certeza não…..Mas para um Cervejaria inspecionar os produtos químicos aplicados diretamente no  processo produtivo, é muito importante, praticamente obrigatório a fim de evitar problemas de gestão, como no Caso da Cervejaria Backer em Belo Horizonte, MG.

Assim, os critérios de inspeção devem ser definidos conforme a CRITICIDADE do seu fornecedor. Para os fornecedores CRÍTICOS, eu também devo estabelecer CRITÉRIOS DE INSPEÇÃO CONSISTENTES ao valor agregado pelo fornecedor. Para os fornecedores não críticos, poderemos optar critérios de inspeção mais simples, como a simples conferência da quantidade de material entregue para garantir que não ocorra uma perda direta de recursos pela sua empresa.

Assista o vídeo abaixo, onde aspectos importantes na Gestão de Fornecedores são abordados:

É imprescindível que todas as aquisições críticas ao seu negócio sejam realizadas com fornecedores que estejam qualificados ou homologados em critérios que agreguem valor para assegurar as melhores aquisições possíveis: Sua empresa deve assegurar que todos os produtos adquiridos, serviços contratados e processos terceirizados classificados como CRITICOS estejam conforme os requisitos solicitados e definidos junto aos fornecedores.

Para isso, sempre na realização de uma Aquisição de um item ou serviço CRITICO, é necessário estabelecer e definir os requisitos mínimos de seleção e qualificação destes fornecedores para buscar a garantia de atendimento destes requisitos críticos pelos seus fornecedores.   

Uma boa prática de mercado que existe, além da aquisição ser realizada com uma empresa homologada para tal fornecimento, é obter, no mínimo 03 orçamentos para aprovação da proposta pela sua empresa para poder validar o preço e garantir o atendimento do seu budget.

Outra prática de mercado interessante é a definição de metas de Saving para a equipe de aquisição para gerar a motivação de realizar negociações que acabem por aumentar  a economia de volumes interessantes financeiros para as empresas.

Precisa aprimorar seu processo de Aquisição?

Entre em contato com a ELEMENTHUS – Whatsapp +55 11 9 7207 8715 – Email: asjorge@gmail.com

Tratamento de Não Conformidade: Uma história de Aprendizado!

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Com uma experiência de 23 anos, atuando como profissional ligado a empresas privadas de médio e grande porte, em vários de produtos e serviços, e como Auditor / Consultor, sempre tive contato com as famosas “Não Conformidades”, ora identificadas em Auditorias Internas ou Externas, ora provenientes de reclamação de cliente, ora provenientes de falha de Fornecedores, ora por não atendimento de requisitos legais, etc.

Tive oportunidade de conhecer e/ou utilizar vários tipos de metodologia para o tratamento das Não Conformidades dentro das organizações por onde passei ora como Funcionário ora como Consultor e/ou Auditor: Árvore das Causa, 5 porquês, Diagrama de Ishikawa, TASC, MASP, etc, e outras siglas que já não lembro mais…rsrsrsrsrs.

Apesar das diferenças de mercado de atuação entre as Empresas, diferenças de tamanho e tipo de empresa (multisites, multinacional, familiar, etc.) sempre pude identificar fatos comuns quanto o assunto na mesa é “Não Conformidade”.

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1 – Não Conformidade é considerada como um PROBLEMA e não tem jeito!

Apesar da Não Conformidade trazer consigo oportunidades de melhoria sobre vários temas, como Gestão de Processos, Gestão de Pessoas, Redução de Custos Diretos e Indiretos, as Não Conformidades são vistas como PROBLEMAS pela maioria das empresas e profissionais. São poucas pessoas que vem de maneira diferente.

É isso tem uma explicação simples e objetiva na minha opinião – Todos os profissionais estão sobre carregados de atividades e responsabilidades – Não há tempo para retrabalhos hoje – Não tempo para estudar a real causa de uma Não Conformidade – Não há tempo para que os profissionais possam dedicar em estudar como gostariam ou como precisam – A rotina não abre espaço para a implantação de melhorias – A grande maioria dos profissionais e das próprias empresas buscam apenas sobreviver ao mundo profissional de cobranças!!!! No fundo os profissionais tem medo do desdobramento dentro da sua empresa, que pode gerar a própria demissão!

Ao chegar em casa em uma noite de sexta feira, após uma semana de Auditoria de Recertificação em uma metalúrgica multinacional européia com a conclusão da recomendação da Recertificação mas com uma lição de casa de 3 não conformidades menores bem consistentes e claras: O celular toca bem na hora que estou colocando o primeiro pedaço da pizza sabor portuguesa – a minha favorita e de muitos paulistanos – Era o responsável do Sistema de Gestão da empresa que acabara de auditar.

“Alexandre, boa noite! Tudo bem? Fez boa viagem? Tenho um pedido especial para fazer para você: Por favor, você pode cancelar as três não conformidades que você encontrou? Se você não cancelar, vou perder meu emprego na segunda feira pela manhã!!!!! Meu Diretor mede o meu desempenho pela quantidade de Não Conformidades das Auditorias….!!!!”

Comi a pizza fria, a cerveja esquentou mas não cancelei as não conformidades: Não há como atender este pedido e ferir o código de ética de um Auditor Externo, representando um Organismo Certificador. Espero que o representante tenha mantido seu emprego….

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2- Ausência da Medição do Custo de uma Não Conformidade

Em uma ocasião, em uma Multinacional Européia de uma Família Sueca do segmento de  industrial, terminei uma auditoria externa periódica com o resultado de 2 Não Conformidades e 2 Observações. Quando declarei este resultado, o responsável da Qualidade me perguntou: Você não pode cancelar estas 2 Não Conformidades? Elas vão custar inicialmente para a nossa empresa o valor de 100.000 Euros – era uma ordem direta do Proprietário da empresa, que tinha estabelecida esta regra para todas as 7 empresas do grupo espalhadas pelo mundo.

A grande maioria das empresas não possui uma metodologia para levantamento de custos das perdas, incluindo as Não Conformidades o que dificulta a tomada de decisão dos Gestores: Medir é fundamental! Como podemos tomar decisões sem ter os dados corretos? O mesmo vale para as Não Conformidades…..

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3 – O Exemplo da Liderança é fundamental!

Certa vez, auditando uma empresa de pequeno porte no setor de Transportes no interior de Minas Gerais, o sócio proprietário da empresa, que participava ativamente do processo de auditoria externa, declarou que acompanhava todas não conformidades da sua empresa de perto, o que pude comprovar durante a amostragem feita: Ele simplesmente conhecia todas as não conformidades e todas suas conclusões! Foi impressionante! Ele justificava: “É uma das melhores maneiras que tenho para fazer meu negócio crescer – Aprender com os nossos Erros!!!” e ele não tinha “VERGONHA” das não conformidades e em muitos casos fazia questão de assumir a responsabilidade em decisões que ele pessoalmente tomava e que por fim, gerava por não conformidades: Um grande exemplo de Gestão sobre o tema!

O exemplo da Liderança é fundamental sobre qualquer tema nas Organizações – a Liderança dita o ritmo, estabelece a música que todos devem dançar….sem a valorização da Liderança, não há metodologia da Liderança que resista !!!!

Precisa de suporte no Tratamento de Não Conformidades na sua empresa – Entre em contato com a ELEMENTHUS – 11 9 7207 8715 – email: asjorge@gmail.com

 

 

O que é Planejamento Estratégico?

Planejamento Estratégico, considerando a definição conceitual da Fábio Hekel, pode ser considerado como o conjunto de mecanismos sistêmicos que utiliza processos metodológicos para contextualizar e definir o estabelecimento de metas, o empreendimento de ações, a mobilização de recursos e a tomada de decisões, objetivando a consecução do sucesso.

O tema Planejamento Estratégico é um tema importantíssimo dentro da Gestão das Empresas, independente do seu porte e do negócio de atuação, que faz parte dos requisitos normativos das normas de gestão. Neste texto, a ELEMENTHUS propõe uma metodologia simples e objetiva, em 4 etapas, para elaboração do Planejamento Estratégico do seu negócio ou empresa:

ETAPA 1 – Análise do Negócio

A Análise do Contexto Interno e Externo permite a ORGANIZAÇÃO a levantar e obter informações necessárias e úteis para definir a sua estratégia de acordo com os propósitos de negócio, ou seja, sua Missão, sua Visão e Valores.

A ORGANIZAÇÃO determina questões externas e internas que sejam pertinentes para o seu propósito e para seu direcionamento estratégico e que afetem sua capacidade de alcançar os resultados pretendidos de seu sistema de gestão. A organização deve monitorar e analisar criticamente informação sobre essas questões externas e internas:

Questões internas:

A ORGANIZAÇÃO defini sua identidade organizacional:

  • Missão | a razão de ser da ORGANIZAÇÃO é…
  • Visão | como queremos que a ORGANIZAÇÃO seja reconhecida
  • Valores| O que é inegociável para a ORGANIZAÇÃO?

Questões Externas:

  • Foco: o que a ORGANIZAÇÃO faz e para quem?
  • Comercial: qual é o principal canal de vendas da ORGANIZAÇÃO?
  • Abrangência: qual é a região de atuação geográfica da ORGANIZAÇÃO?
  • Força de Trabalho: qual é o tipo da força de trabalho da ORGANIZAÇÃO?
  • Poder de negociação dos fornecedores: Qual é a dependência que possui dos fornecedores? Eles têm alto poder de negociação junto a ORGANIZAÇÃO?
  • Poder de negociação dos clientes: Qual é o poder de negociação dos seus clientes? Devido a fatores externos, eles conseguem manipular seu preço?
  • Produtos Substitutos: Quais são os produtos/serviços que possuem o mesmo objetivo do seu foco e podem substituir a entrega da ORGANIZAÇÃO?
  • Posicionamento junto aos concorrentes: Qual é o tipo de relação que existe entre os concorrentes?
  • Relacionamento com a Comunidade: Qual é o tipo de relação com a comunidade?
  • História com Órgãos Públicos: Como está estabelecida a relação e como é o histórico da relação com os principais órgãos públicos?
  • Foco Ambiental: Como está estabelecida a visão da organização e as questões ambientais da ORGANIZAÇÃO?

As Questões internas e externas podem incluir fatores ou condições positivos e negativos para consideração. O entendimento do contexto externo pode ser facilitado pela consideração de questões provenientes dos ambientes legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social e econômico, tanto internacionais, quanto nacionais, regionais ou locais. O entendimento do contexto interno pode ser facilitado pela consideração de questões relativas a cultura, conhecimento e desempenho da organização.

Devido ao seu efeito ou potencial efeito sobre a capacidade da ORGANIZAÇÃO para prover consistentemente produtos e/ou serviços que atendam aos requisitos do cliente e aos requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis, a ORGANIZAÇÃO determina:

a) as partes interessadas que sejam pertinentes para o sistema de gestão;

b) os requisitos dessas partes interessadas que sejam pertinentes para o sistema de gestão.

A organização deve monitorar e analisar criticamente informação sobre essas partes interessadas e seus requisitos pertinentes.

ETAPA 2 – Contexto

A Análise de Estratégia da ORGANIZAÇÃO pode ser conduzida com uma Matriz SWOT onde ficam definidas:

  • Forças
  • Fraquezas
  • Oportunidades e
  • Ameaças

A análise do ambiente interno determina suas forças e fraquezas. E a análise do ambiente externo é que possibilita a definição das oportunidades e ameaças. O ambiente interno é definido como aquele sobre o qual a ORGANIZAÇÃO tem controle. Isto é, tem como agir sobre ele. Portanto, todos os fatores sobre os quais é possível intervir são parte do ambiente interno, como: Sua equipe, políticas de vendas, tecnologias empregadas, softwares e sistemas de gestão, carteiras de clientes, a cultura organizacional, capacidade de investimento etc.

  • Forças: elementos e características de seu ambiente interno da ORGANIZAÇÃO que representam uma vantagem sobre a concorrência.
  • Fraquezas: de forma análoga, as características e elementos de seu ambiente interno da ORGANIZAÇÃO que desfavorecem sua empresa em relação à concorrência são suas fraquezas. Perceba que a empresa tem controle sobre essas fraquezas e pode tentar mudar isso de alguma forma, mesmo que seja algo de pouca significância.

O ambiente externo: fatores sobre os quais a ORGANIZAÇÃO não tem controle, como o clima, taxa de juros, mudanças de legislação, câmbio, embargos econômicos, crises econômicas, eleições etc.:

  • Oportunidades: sempre que um fator externo cria um cenário favorável para a ORGANIZAÇÃO, ele representa uma oportunidade.
  • Ameaças: todos os elementos ou conjunturas que ORGANIZAÇÃO não tem controle são ameaças para o negócio.

A ORGANIZAÇÃO analisa pelo menos 5 fatores para cada bloco de análise: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. De acordo com a análise de impacto dos fatores, os cenários estratégicos podem ser classificados como:

  • Desenvolvimento: Neste cenário a ORGANIZAÇÃO precisa priorizar o Desenvolvimento de Mercado, de Produtos, Financeiro, de Capacidades, de Estabilidade, Diversificação;
  • Manutenção: Neste cenário a ORGANIZAÇÃO precisa priorizar a Estabilidade, Nicho, Especialização,
  • Crescimento: Neste cenário a ORGANIZAÇÃO precisa priorizar a Inovação, Internacionalização, Parceria, Expansão,
  • Sobrevivência: Neste cenário a ORGANIZAÇÃO precisa priorizar a Redução de custos, desinvestimento, Liquidação do Negócio

ETAPA 3 – Gestão de Riscos & Oportunidades

O processo de gestão de riscos e oportunidades consiste no conjunto de atividades coordenadas destinadas a lidar com eventos que podem afetar a estratégia da ORGANIZAÇÃO, assim como aos objetivos organizacionais.

As etapas desse processo são reconhecer ou identificar riscos e oportunidades; analisar riscos e oportunidades; avaliar e priorizar riscos e oportunidades; responder aos riscos e as oportunidades significativos, mediante controles e outras respostas; e monitorar e analisar o desempenho da gestão de riscos e oportunidades.

A identificação de riscos e oportunidades é o processo de busca, reconhecimento e descrição dos riscos e oportunidades, tendo por base o contexto estabelecido e apoiando-se na comunicação e consulta com as partes interessadas internas e externas. O objetivo é produzir uma lista abrangente de riscos e de oportunidades, incluindo fontes e eventos de risco que possam ter algum impacto na consecução dos objetivos identificados na etapa de estabelecimento do contexto.

A análise de riscos e de oportunidades é o processo de compreender a natureza e determinar o nível de risco e de oportunidade, de modo a subsidiar a avaliação e o tratamento de riscos e das oportunidades.

O risco e a oportunidades são funções tanto da probabilidade como da medida das consequências. Desse modo, o nível do risco e de oportunidade é expresso pela combinação da probabilidade de ocorrência do evento e das consequências resultantes no caso de materialização do evento, ou seja, do impacto gerado pela ocorrência do risco e/ou da oportunidade.

A avaliação de riscos é determinar a significância do nível de risco e oportunidade baseada na análise realizada: Ou seja, é importante focar nos principais riscos e oportunidades. Após, é importante iniciar o tratamento dos riscos e oportunidades para evitar danos ao planejamento e potencializar oportunidades à estratégia da empresa.

ETAPA 4 – Objetivos Estratégicos

É necessário desdobrar a estratégia da ORGANIZAÇÃO para os seus processos. É proposto que este desdobramento seja realizado em 4 perspectivas:

  • Financeira
  • Comercial
  • Operação
  • Pessoas

Nosso plano para cumprir nossa estratégia deve abranger:

  1. O que será feito?
  2. Como medir?
  3. Como avaliar os resultados?
  4. Qual periodicidade?
  5. Quem é o responsável?

Pode ser estabelecido um objetivo ou mais para cada perspectiva descrita acima.

Em caso de dúvida, por favor, entre em contato conosco: Whatsapp 11 9 7207 8715 ou Email: asjorge@gmail.com.

Devemos tratar 100% das Não Conformidades ou não?

Devemos tratar 100% das Não Conformidades?

A finalidade da Avaliação de uma Não Conformidade é identificar dados e informações para auxiliar na tomada de decisões, com base nos resultados da análise das não conformidades, sobre quais destas não conformidades devem ser tratadas ou não e,  caso a decisão seja pelo sua resolução, é necessário definir sua respectiva prioridade para a implementação do seu tratamento.

Este tipo de avaliação buscar focar e aproveitar melhor os recursos das organizações: Em algumas situações, por exemplo, o custo de tratamento de uma não conformidade pode envolver um investimento desnecessário ou que naquele momento, a organização não dispõe deste valor por outras prioridades ou outras questões.

A avaliação no tratamento de uma não conformidade pode envolver o nível de risco em tomar uma decisão, por exemplo, pelo não tratamento de  uma não conformidade, uma falha, um desvio e permitir que a organização conviva com uma falha em questão.

Nessa etapa, portanto, é importante compreender o nível do tipo de desvio ou não conformidade em análise para tomar decisões acerca dos fatores e dados analisados, em especial:

(a) se uma determinada falha ou não conformidade precisa de tratamento e a prioridade para isso;

(b) se uma determinada atividade deve ser realizada ou descontinuada; e

(c) se controles internos devem ser implementados ou, se já existirem, se devem

ser modificados, mantidos ou eliminados para tratar a não conformidade

Uma boa prática para apoiar o processo de avaliação de não conformidade é estabelecer critérios para priorização e tratamento associados aos níveis de falhas (nível recomendado de atenção, tempo de resposta requerido, quem deve ser comunicado etc.). Segue-se um exemplo simples:

Análise das Não Conformidades Identificadas

A Análise das Não Conformidades identificadas é o processo de compreender a natureza e determinar o nível de significância da Não Conformidade, de modo a subsidiar a avaliação da Não Conformidade e, consequentemente, o tipo de tratamento da Não Conformidades a ser adotado.

A Não Conformidade pode ser analisada em função da probabilidade da sua ocorrência, como das consequências geradas a partir dela. Desse modo, o nível de significância da Não Conformidade é expresso pela combinação da probabilidade de ocorrência da Não Conformidade e das consequências resultantes no caso de materialização do evento, ou seja, do impacto gerado pela ocorrência da Não Conformidade.

O resultado final desse processo de Análise será o de atribuir a cada Não Conformidade identificada uma classificação, tanto para a probabilidade da sua ocorrência como para o impacto causado pela Não Conformidade, cuja combinação determinará o nível de significância da Não Conformidade.

A identificação de fatores que afetam a probabilidade e as consequências também é parte da Análise da Não Conformidade, incluindo a apreciação das causas, das fontes e das consequências positivas ou negativas, expressas em termos tangíveis ou intangíveis.

Dependendo das circunstâncias, a análise das Não Conformidades pode ser qualitativa, semi-quantitativa ou quantitativa, ou uma combinação destas, e ser mais ou menos detalhada. O método e o nível de detalhamento desta análise podem ser influenciados:

  • pelo objetivo da análise;
  • pela natureza da Não Conformidade;
  • pela disponibilidade de informações e de recursos;
  • pela maturidade da organização em gestão de Não Conformidades.

Os métodos qualitativos definem o impacto, a probabilidade e o nível de Não Conformidade por exemplo, por qualificadores como “alto”, “médio” e “baixo”, com base na percepção das pessoas.

Os métodos semi quantitativos usam escalas numéricas previamente convencionadas para mensurar a consequência e a probabilidade, os quais são combinados, por meio de uma fórmula, para produzir o nível de Não Conformidade.

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Os métodos quantitativos estimam valores para as consequências e suas probabilidades a partir de valores práticos e calculam o nível de Não Conformidade, a partir de unidades específicas definidas no desenvolvimento do contexto. Observe-se que a análise quantitativa necessita de dados factuais e, que devido à falta dessas informações ou ao grau de esforço exigido, poderá não ser sempre possível ou desejável.

Nesses casos, de acordo com a utilização de um método qualitativo ou semi quantitativo, baseado na opinião de especialistas, pode ser suficiente e eficaz. Em análises qualitativas e semi quantitativas, considerando que a lógica subjacente seja que o nível de Não Conformidade é proporcional tanto à probabilidade como ao impacto, a função ‘Não Conformidade’ será essencialmente um produto dessas variáveis:

Não Conformidade = Probabilidade X Impacto

Contudo, essa relação simples pode não refletir relações não lineares, sendo necessário, assim, incluir um fator de ponderação para um dos componentes (probabilidade ou impacto), de modo a atingir a escala relativa necessária entre eles. Além disso, um operador exponencial pode ser necessário para um ou ambos os componentes, como no exemplo a seguir:

Não Conformidade = (Probabilidade) x (Impacto) x (fator de ponderação y)

Em sua forma qualitativa mais elementar, a relação entre Não Conformidades e os seus componentes pode ser ilustrada por meio de uma matriz simples, como os exemplos que seguem:

A análise qualitativa é geralmente utilizada para realizar uma análise inicial de Não Conformidades em um nível geral ou superior de modo a estabelecer prioridades para identificação e análise de Não Conformidades em nível específico e/ou mais detalhado, bem como quando não se exige precisão quantitativa ou ainda quando dados numéricos, tempo e / ou recursos não estão disponíveis.

As análises semi quantitativas geralmente utilizam escalas, como as exemplificadas a seguir, para estabelecer um entendimento comum das classificações de probabilidades e impactos. Ressalte-se que, em situações reais, essas escalas são construídas de modo compatível com o contexto e os objetivos específicos da gestão de Não Conformidades.

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