4 Fatores para você estabelecer Indicadores de Desempenho que agregam valor ao seu negócio, conforme as Normas de Gestão ISO.
O Monitoramento de resultado do desempenho da sua organização deve ser estar baseado em dados reais e informações concretas. No dia a dia da gestão da sua empresa, para você tomar decisões consistentes e alinhadas com sua estratégia, é necessário estabelecer, independente do seu porte e da sua área de negócio, um conjunto de indicadores que demonstre a realidade da sua empresa. Esta sistemática de avaliação de desempenho em dados consistentes está determinada nas Normas de Gestão ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018. A metodologia mais eficiente de obter estes dados é através da definição de indicadores de desempenho necessários para assegurar o controle adequado da operação do seu negócio. Indicadores são dados, medições ou informações, preferencialmente numéricos, que representam um determinado fenômeno e que são utilizados para medir um processo ou seus resultados. Além de sinalizar possíveis desvios de rota nos planos traçados, os indicadores podem, ainda, ter caráter preventivo, contribuindo para a redução de gastos e para melhoria na eficiência do seu negócio. Os indicadores de desempenho são vitais a Gestão dos Negócios, porque atuam como instrumentos de planejamento, gerenciamento e controle, apresentando medidas de gestão de processos e resultados, norteando em uma ótica maior, a realização da missão institucional. Daí a sua importância e necessidade de implementação na rotina diária das organizações. Sem dados e informações adequados, os gestores podem tomar decisões importantes e equivocadas, que podem inviabilizar o seu negócio.
Agora, vamos descrever 4 fatores importantes no momento da definição de indicadores de desempenho para o seu negócio:
FATOR 1 – Estabeleça indicadores para os processos mapeados.
Como boa prática de gestão, as principais atividades da sua empresa devem ser medidas e controladas por dados concretos para apoiar todos os gestores nas tomadas de decisão do dia a dia conforme as normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018. Para isto, use a metodologia SMART na definição dos seus indicadores. Os indicadores devem ser:
- Específicos (Specific)
- Mensuráveis (Measurable)
- Atingíveis (Attainable)
- Relevantes (Relevant)
- Tangíveis (Time based)
Vamos nos aprofundar um pouco mais no conceito SMART:
1. Específico: Seja sempre específico no que deseja alcançar
2. Mensurável: É possível de ser medido sem grandes esforços ou custos. Ser mensurável torna-se basicamente o fato de obter sempre indicadores para medir resultados.
3. Alcançáveis: Ter uma meta maior do que a capacidade de um negócio torna-se irrelevante para concretização destes, pois de nada adianta sonhar alto e não ter os recursos necessários para concretizar determinado objetivo.
4. Relevante: Qual a importância do indicador? O que irá agregar para a empresa? Neste ponto, os indicadores devem estar alinhados com a atual realidade da empresa no mercado.
5. Baseados no tempo: Pode ser mensurado em um intervalo de tempo. É boa prática estipular um tempo limite para a medição de um indicador.
Vamos ver um exemplo de uma empresa que deseja aumentar seu faturamento em 15% em um ano. Logo, temos:
- Específico: Aumentar o faturamento
- Mensurável: em 15%
- Alcançáveis: Dentro da realidade da empresa, o crescimento chega atualmente até 12% ao ano, deste modo é possível chegar aos 15% com ações de marketing e criação de novos produtos por exemplo.
- Relevante: 15% representará o maior faturamento da empresa nos últimos 5 anos.
- Tempo: Iniciar o processo para alcançar a meta em novembro deste ano e determinar o prazo de 1 ano para seu monitoramento.
FATOR 2: Estabeleça objetivos e metas que agreguem valor ao seu negócio:
Empreendedor, estabeleça metas que promovam o crescimento do seu negócio! Em muitas ocasiões, os gestores estabelecem metas fáceis de serem alcançadas, o que os impedem de gerar crescimento para seus processos e consequentemente, ao seu negócio.
- Sua empresa possui objetivos?
- Você estabelece indicadores de desempenho para os seus objetivos?
- Você estabelece metas com desafio para os indicadores associados aos seus objetivos?
- Você estabelece ações para alcançar as metas dos indicadores associados aos seus objetivos?
- Você mede regularmente os resultados dos objetivos?
- Você analisa regularmente os resultados dos seus objetivos?
As Normas de Gestão ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018 estabelecem esta boa prática de gestão. Muitos gestores estabelecem metas sem desafio para seus indicadores, que são fáceis de serem alcançadas, metas que não promovem melhorias nos seus processos. Para alcançar estas metas, são necessários planos de ação de melhoria da sua performance, com responsáveis, prazos e se possível, custos a fim de garantir a análise crítica adequada do alcance ou não dos objetivos do seu negócio. Empreendedor, lembre-se também que periodicamente você precisa analisar se as metas dos seus indicadores estão sendo alcançadas e consequentemente, os objetivos do negócio estão sendo alcançados conforme o planejamento que você estabeleceu. Esta análise permite estabelecer novas ações para ajustar a rota do seu negócio.
Sempre tenha em mente:
“Gerenciar é controlar. Sem controle não há gerenciamento. Sem medição, não há controle” (JURAN, 1992)
FATOR 3 – Comunicação dos indicadores para Partes Interessadas
É de fundamental importância que as partes interessadas recebam os resultados adequados e as informações necessárias se as suas demandas junto à organização: os indicadores devem demonstrar que as necessidades identificadas junto as partes interessadas estão sendo atendidas ou não ao longo de um período. Caso estas demandas não estejam sendo atendidas, é interessante que as partes interessadas também recebam informações das ações que estão sendo planejadas para adequar.
É importante ressaltar que dados estratégicos podem, ou até mesmo devem permanecer em sigilo de acordo com o objetivo da comunicação: Por exemplo, um cliente não deve necessariamente ter conhecimento da margem do seu produto ou serviço, mas é interessante ele ter conhecimento que ele possui um fornecedor com uma economia saudável e em crescimento, por exemplo, pela conquista de novos clientes.
As normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018 estabelecem esta boa prática de gestão de comunicação com os seus stakeholders internos e externos.
FATOR 4 – Análise Crítica dos Resultados dos Indicadores
Todos os resultados obtidos dos indicadores devem ser analisados perante as circunstâncias que foram obtidos conforme estabelecido pelas normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 e ISO 50001:2018: O não atendimento de uma meta pode significar um desempenho insatisfatório de um processo ou de um objetivo? A princípio, sim, contudo, pode também demonstrar um bom resultado! Suponha que você atua como Gestor Ambiental da sua organização, e que todos os indicadores ambientais estabelecidos para um determinado período tenham atendido todas as metas estabelecidas para todos indicadores ambientais, como redução de geração de resíduos e de efluentes planejada, por exemplo. Contudo, no mesmo período, sua organização recebeu uma infração ambiental por um acidente rodoviário da sua carga de produto ter atingido um manancial. Qual a conclusão sobre o desempenho ambiental da sua organização? Não há resposta única ou certa ou errada – Sua organização pode estar insatisfeita com o desempenho pela ocorrência da multa ambiental ou pode estar satisfeita pelo atendimento das metas dos indicadores. O mais importante é que a Liderança da sua organização analise os dados e informações dos indicadores estabelecidos, conclua sobre o desempenho, e se necessário, estabeleça um plano de ação para adequar questões ou propor melhorias para o próximo período.
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